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16. Nov

2018

Document Automation in a nutshell

LegalTech ist zur Zeit in aller Munde und viele Juristen versuchen zumindest auf dem Laufenden zu bleiben, um den Anschluss nicht zu verpassen. Bei dem stetig wachsenden Angebot ist es allerdings als Laie nicht einfach, einen Überblick zu behalten.

Deshalb wollen wir Ihnen in diesem Beitrag die Vorteile von automatisierten Dokumenten im Vergleich zu herkömmlichen Vorlagen aufzeigen.

Um ein Dokument zu erstellen, werden klassischerweise Vorlagen mit dem gewünschten Inhalt ausgefüllt. Diese Methode birgt allerdings einige Nachteile. Unter anderem ist sie zeitintensiv, fehleranfällig und je nach Inhalt nur durch Fachkräfte ausführbar.

Es gibt zwei Arten von Softwarelösungen um dem entgegenzuwirken:

Die erste ermöglicht es Dokumente zu digitalisieren. Mit anderen Worten wird die Vorlage in das Programm eingespeist und lässt sich beispielsweise mittels einer Eingabemaske, die Textfelder, Dropdown-Listen etc. enthält, ausfüllen.

Dieser Ansatz wirkt den oben erwähnten Nachteilen von klassischen Vorlagen entgegen, hat allerdings ein erhebliches Manko. So erstellte Dokumente bilden eine starre Einheit. Mit anderen Worten wird das erstellte Dokument genau in der Reihenfolge und mit den Abschnitten/dem Inhalt wiedergegeben, wie es zuvor eingespeist wurde. Grafisch liesse sich das etwa so darstellen:    

Der zweite Ansatz - auf dem DocEngine basiert - verlässt den Blickwinkel auf Dokumente als starre und unveränderbare Einheit. Was bedeutet das genau? Für das Erstellen des Dokuments wird ebenfalls eine Eingabemaske verwendet. Diese füllt allerdings das Dokument nicht, wie bei der ersten Lösung, ähnlich eines Lückentextes aus, sondern erstellt ein Dokument aus verschiedenen Elementen. Grafisch sieht das etwa so aus:

Gehen wir beispielsweise davon aus, dass Partei 1 mit Partei 2 und Partei 3 jeweils eine Geheimhaltungserklärung unterzeichnet, so ist es naheliegend, dass sich die Vertragsmodalitäten unterscheiden werden. Es kann gut sein, dass in der Geheimhaltungserklärung zwischen Partei 1 und Partei 2 (Dokument 1) eine Konventionalstrafe als Vertragsbestandteil gewünscht ist, in der Geheimhaltungserklärung zwischen Partei 1 und Partei 2 (Dokument 2) jedoch nicht.

In DocEngine werden die einzelnen Elemente mittels vieler Eingabehilfen genau zu dem Dokument zusammengefügt, das Sie benötigen. Am Beispiel der Konventionalstrafe sieht das so aus:

Im ersten Bild ist in der Eingabemaske (links) der Button "Mit Konventionalstrafe" angewählt. Dementsprechend erscheint im generierten Dokument (rechts) das Element Konventionalstrafe.

Im zweiten Bild ist der Button "Mit Konventionalstrafe" in der Eingabemaske (links) nicht angewählt, was dazu führt, dass das Element Konventionalstrafe  nicht im generierten Dokument (rechts) erscheint. 

Diese Herangehensweise hat den Vorteil, dass nicht mehr für jeden einzelnen Fall eine Vorlage digitalisiert werden muss, sondern viele ähnliche Geschäftsvorfälle zu einem zusammengefasst werden können.

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